บทที่ 7 การใช้โปรแกรมนำเสนอข้อมูล
แบบทดสอบก่อนเรียน
หน้าจอ User Interface Excel, เมนูต่างๆบน Excel 2007
การอ้างอิงช่องต่างๆ ใน EXCEL (CELL REFERENCE) เบื้องต้น
ในตาราง Worksheet จะมีช่องอยู่หลายช่อง โดยแต่ละช่อง เรียกว่า Cell จะมีรหัสอ้างอิงของตัวเอง (Cell Reference)โดยชื่ออ้างอิงเรียกจากตัวอักษรประจำคอลัมน์ (แนวตั้ง) และตัวเลขประจำแถว (แนวนอน) เช่น
- A3 คือ คอลัมน์แรกแถวที่ 3
- B3 คือ คอลัมน์ที่ 2 แถวที่ 3
- C5 คือคอลัมน์ที่ 3 แถวที่ 5
- นอกจากนี้เรายังตั้งชื่อช่อง (Cell) แต่ละช่อง หรือ ช่วง (Range) ที่ช่องหลายๆช่องรวมกัน ใน Name Box ด้านซ้าย ของ Formula Bar ได้
- การอ้างอิงข้อมูลข้ามชีท
- ใช้การเขียนว่า =ชื่อชีท!ชื่อ cell เช่น =Sheet2!C4
- หรือจะกด = ทิ้งไว้ แล้วไปคลิ๊ก cell ที่ต้องการก็ได้
- การอ้างอิงข้อมูลข้ามไฟล์
- ใช้การเขียนว่า =[ชื่อไฟล์]ชื่อชีท!ชื่อ cell เช่น =[Book2.xlsx]Sheet2!B11
- หรือจะกด = ทิ้งไว้ แล้วไปคลิ๊ก cell ที่ต้องการก็ได้
การใส่ข้อมูลลงไปในช่อง
- ให้เอาเม้าส์คลิ๊กไปที่ช่องนั้น หรือจะกดปุ่มลูกศรบน Keyboard เลื่อนไปยังช่องที่ต้องการก็ได้
- พิมพ์สิ่งที่ต้องการลงไป ได้ทั้งตัวหนังสือ ตัวเลข หรือสูตร
- เวลาพิมพ์ตัวหนังสือ มันจะจัดชิดซ้ายให้โดยอัตโนมัติ
- เวลาพิมพ์ตัวเลข มันจะจัดชิดขวา
- เวลาพิมพ์สูตร ต้องขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย =
- ซึ่งจะทำให้ Excel มันคำนวณค่าออกมาตามสูตรที่เราใส่ ดังนั้นค่าในช่องนี้อาจเปลี่ยนไปตาม Cell Reference ที่มันไปอ้างอิงในสูตร เช่น หากใส่สูตรว่า = B4+B5 แล้วค่าในช่อง B4 หรือ B5 เปลี่ยนไป ช่องนี้ก็จะเปลี่ยนไปด้วย
- Tips : หากอยากพิมพ์ขึ้นบรรทัดใหม่ในช่องเดียวกัน ให้กด Alt+Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่
- เมื่อพิมพ์เสร็จ จากนั้นให้กด Enter (เสร็จแล้วจะเลื่อนลงล่าง) หรือกด Tab (เลื่อนไปทางขวา) หรือกดปุ่มลูกศรบน Keyboard ก็ได้ (เลื่อนไปในทิศเดียวกับลูกศร)
การ COPY ข้อมูลและสูตร
- คลิ๊กที่ช่องต้นทาง กด Ctrl+C เพื่อ Copy
- คลิ๊กที่ช่องปลายทาง กด Ctrl+V เพื่อ Paste
- หากต้นฉบับเป็นค่าที่เป็น Value (ไม่ใช่สูตร) ค่านั้นจะถูก Copy มาตรงๆ
- หากต้นฉบับเป็นสูตร รูปแบบความสัมพันธ์ของสูตรจะถูก Copy แต่ตัว Cell Reference จะเลื่อนไปในทิศทางเดียวกับทิศทางระหว่าง Cell ต้นฉบับและ Cell เป้าหมายปลายทาง
- หาก Copy ค่าที่ไม่มีการอ้างอิงตำแหน่งช่อง หรือ ไม่ใช่สูตร (ไม่มีเครื่องหมาย =) มันจะ Copy ค่านั้นมาโดยตรง เช่น เลข 20
- หาก Copy สูตรที่มีการอ้างอิงตำแหน่งช่อง มันจะเลื่อนตำแหน่งการอ้างอิงให้โดยอัตโนมัติ (C4 => C5 , D4 => D5)
เพราะ Copy แล้ว Paste เลื่อนลงมา 1 ช่อง (และหาก Copy แล้ว Paste ไปทางขวา มันก็จะเปลี่ยนจาก C => D, E, F … เป็นต้น )
การ LOCK CELL REFERENCE ไม่ให้เลื่อนเวลา COPY & PASTE สูตร
- หากไม่ต้องการให้เลื่อน ต้องกด F4 หลังจากเลือก Cell Reference ในสูตร เพื่อใส่เครื่องหมาย $ ลงไป เพื่อ Lock การอ้างอิงไม่ให้เลื่อนไปไหน
- เรากด F4 ได้หลายครั้ง มันจะเปลี่ยนรูปแบบการ Lock ไปเรื่อยๆ
- หากเครื่องหมาย $ อยู่หน้ารหัสหลัก (Column) มันจะ Lock Column ไม่ให้เลื่อนไปไหน
- หากเครื่องหมาย $ อยู่หน้ารหัสแถว (Row) มันจะ Lock แถว ไม่ให้เลื่อนไปไหน
- เช่น
- $A$1 = Fix ทั้ง Column และ Row ( Copy ไป Paste ที่ไหน ก็จะอ้างอิงที่เดิม)
- A$1 = ไม่ Fix Column แต่ Fix Row ( Copy ไป Paste ที่ไหน อ้างอิงที่ Row เดิม แต่จะเลื่อน Column)
- $A1 = Fix แต่ Column ไม่ Fix Row ( Copy ไป Paste ที่ไหน อ้างอิงที่ Column เดิม แต่จะเลื่อน Row)
- A1 = ไม่ Fix ทั้ง Column และ Row ( Copy ไป Paste ที่ไหน จะเลื่อนทั้ง Column และ Row)
การใส่ข้อมูลทีเดียวหลายๆ ช่อง พร้อมกัน
- ให้เลือกช่องหลายๆช่องพร้อมกัน (เลือกเป็น Range)
- พิมพ์ข้อความ ตัวเลข หรือสูตรที่ต้องการ
- กด Ctrl+Enter
การ SAVE หรือบันทึกผลงาน
- ให้กดปุ่มกลมๆ ที่ซ้ายบนของหน้าจอ จากนั้นเลือก Save ( Ctrl+S) หรือ Save As ก็ได้
- เลื่อก Folder ปลายทาง แล้วตั้งชื่อไฟล์ตามต้องการ
- กด Save
| ที่ผ่านมาเราได้รู้จักวิธีเพิ่มสไลด์ รวมทั้งการเปลี่ยนแบบของสไลด์ให้เป็นอย่างที่ต้องการซึ่งแบบของสไลด์ต่างๆ ที่มีให้เลือกนี้เรียกว่า Slide layout (เค้าโครงภาพนิ่ง) ซึ่งใช้เป็นโครงในการจัดวางสิ่งต่างๆ ที่จะมีในสไลด์ และยังทำให้การใส่ข้อความ ภาพ กราฟ ตาราง มีเดียคลิป ง่ายขึ้น ในเค้าโครงภาพนิ่งแต่ละแบบนั้น จะประกอบไปด้วย placeholder (ตัวยึด) ที่มีลักษณะเป็นกรอบสี่เหลี่ยมที่มีเส้นขอบแบบจุดหรือประล้อมรอบ และใช้ใส่ข้อความหรือเนื้อหาอื่นๆ เช่น กราฟ ตาราง ภาพ แผนผังต่างๆ อีกทีหนึ่ง |