บทที่ 4 การประยุกต์ใช้โปรแกรมประมวลผลคำ
แบบทดสอบก่อนเรียน
โปรแกรมประมวลผลคำ
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับวินโดวส์ (Microsoft Windows)
คอมพิวเตอร์ได้รับการพัฒนาให้ก้าวหน้าามากขึ้นโดยลำดับ ทั้งทางด้านเทคโนโลยีและโปรแกรมคำสั่ง การทำงานด้วยคำสั่งดอส (DOS) ซึ่งได้รับความนิยมแต่ดั้งเดิมเป็นสิ่งที่หลายคนมองว่ามีข้อจำกัดหลายอย่าง เพราะผู้ที่จะใช้โปรแกรมได้ต้องจดจำคำสั่งมากมาย ขาดความยืดหยุ่นในการสร้างเครือข่าย และทำงานได้ครั้งละ 1 งานเท่านั้น ดังนั้นจึงได้มีการพัฒนาระบบปฏิบัติการขึ้นมาใหม่เพื่อใช้งานแทนระบบดอส ซึ่งก็มีระบบปฏิบัติการหลายชนิด แต่ที่กำลังได้รับความนิยมมากในปัจจุบันคือ โปรแกรมวินโดวส์ (Microsoft Windows) หรือเรียกสั้นๆ ว่า วินโดวส์
วินโดวส์ (Windows) คือ โปรแกรมระบบปฏิบัติการประเภทหนึ่งที่ติดต่อกับผู้ใช้งานด้วยรูปภาพหรือสัญลักษณ์ ทำให้ใช้งานได้ง่ายขึ้นเพราะไม่ต้องจดจำคำสั่งต่างๆ เหมือนกับดอส โปรแกรมวินโดวส์จะเข้าไปควบคุมระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าจะเป็นการแสดงผลบนหน้าจอ การป้อนข้อมูลด้วยคีย์บอร์ดหรือเมาส์ กาเก็บข้อมูลรูปภาพหรือตัวอักษรจนถึงขั้นการพิมพ์งานออกมาทางเครื่องพิมพ์
ความหมายของการประมวลผลคำ
การประมวลผลคำ หรือ Word Processing คือ การนำคำหลาย ๆ คำมาเรียงกันให้อยู่ในรูปแบบที่กำหนด ซึ่งเราสามารถกำหนดได้ว่าจะให้มีกี่ตัวอักษรต่อหนึ่งบรรทัดหรือหน้าละกี่บรรทัดกั้นระยะหน้าระยะหลังเท่าใดและสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้อย่างสะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนั้นๆออกมากี่ชุดก็ได้ โดยทุกชุดที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์จะเหมือนกันทุประการ เสมือนกับการถ่ายเอกสารหรือการก๊อปปี้ แต่ความจริงแล้วเอกสารทุกแผ่นจะถูกพิมพ์ออกมาจากเครื่องพิมพ์อย่างสวยงามและประณีต เพราะปราศจากร่องรอยของการขูดลบใดๆและนั่นย่อมหมายถึงการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการทำงาน โดยเราจะต้องทำการพิมพ์ข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งอาจเป็นเอกสาร บทความ รายงาน จดหมาย ฯลฯ เข้าไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์ หลังจากนั้นเราสามารถใช้คำสั่งต่าง ๆ เข้าไปจัดการแก้ไข ดัดแปลง หรือเพิ่มเติมข้อมูลเหล่านั้นได้ตลอดเวลา โปรแกรม (Program) หรือชุดคำสั่งที่ทำให้เราสามารถทำงานกับเอกสารและสั่งงานต่าง ๆนี้ได้ มีชื่อเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสซิ่ง(Word Processing) หรือโปรแกรมประมวลผลคำ
คุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี
1. มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help)
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดควรจะมีระบบขอความช่วยเหลือที่จะคอยช่วยให้คำแนะนำช่วยเหลือให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหากับการใช้งาน หรือสงสัยเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน แทนที่จะต้องเปิดหาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรม ก็สามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที
2. มีระบบอัตโนมัติ
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีระบบอัตโนมัติที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับเอกสารได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น เช่น การตรวจสอบคำผิดอัตโนมัติ (Spell) การจัดรูปแบบอัตโนมัติ (Auto Format) การแก้ไขอัตโนมัติ (Auto Correct) มีระบบใส่ข้อความอัตโนมัติ ตรวจสอบการสะกดคำผิดได้ทั้งภาษาไทย และอังกฤษ เป็นต้น
3. การใช้ข้อมูลร่วมกันกับโปรแกรมอื่นๆได้
ประมวลผลคำที่ดี ควรจะมีความสามารถในการทำงานที่สร้างด้วยโปรแกรมอื่น ๆ มาใช้งานร่วมกับโปรแกรมได้ เช่น การแทรกภาพ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ ผังองค์กร กราฟ ฯลฯ เป็นต้น นอกจากนี้ควรมีความสามารถในการดึงเอกสารจากโปรแกรม Word Processing อื่น ๆ เข้ามาใช้งานโปรแกรมได้
4. เรียนรู้การใช้งานได้ง่าย
การเรียนรู้วิธีการใช้งานโปรแกรม ไม่ควรจะต้องใช้เวลานานเกินไปสำหรับการเรียนรู้ควรมีบทเรียนช่วยสอนหรือการ สาธิต (Demo) เกี่ยวกับขั้นตอนต่าง ๆ ในการใช้งานของโปรแกรมเพื่อให้สามารถเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมได้อย่างรวด เร็ว
5. มีระบบการค้นหาและแทนที่คำ
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะมีระบบการค้นหา และการแทนที่คำ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถที่จะทำการค้นหาคำ เพื่อทำการแก้ไข หรือทำการแทนที่ได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
6. จัดรูปแบบเอกสารได้สะดวก
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะมีเรื่องมือที่ช่วยให้การจัดรูปแบบของเอกสารได้สะดวกและรวดเร็ว ซึ่งควรจะมีความสามารถที่จะจัดรูปแบบได้รวดเร็ว มีขั้นตอนในการจัดรูปแบบที่ไม่ยุ่งยาก
7. กำหนดรูปแบบตัวอักษรได้หลายแบบ หลายขนาด
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะมีคุณสมบัติในการเปลี่ยนแปลง และกำหนดรูปแบบของตัวอักษร และขนาดของตัวอักษรได้หลายรูปแบบ รวมทั้งตัวอักษรพิเศษต่าง ๆ ที่ไม่มีบนแป้นพิมพ์ด้วย
ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
1. การจัดเก็บเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารที่พิมพ์ขึ้นด้วยกระดาษนั้นอาจจะเกิดการสูญหาย หรือฉีกขาดได้ง่าย แต่การจัดเก็บเอกสารในรูปของไฟล์ข้อมูลคอมพิวเตอร์นั้นข้อมูลต่าง ๆ จะอยู่ครบถ้วน ตราบเท่าที่สื่อที่ใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูล เช่น ดิสก์เกตต์ ฮาร์ดดิสก์ แผ่นซีดี ฯลฯ อยู่ในสภาพที่ดีและสมบูรณ์
2. การค้นหาและเรียกใช้ข้อมูล
โปรแกรมประมวลผลคำจะมีความสามารถในการค้นหาข้อ ความ หรือคำ ที่เราต้องการได้อย่างรวดเร็วและยังสามารถค้นหาข้อความหรือคำและแทนที่ด้วยข้อความหรือคำใหม่ได้โดย อัตโนมัติ ตลอดจนการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลก็ทำได้โดยง่ายและสะดวกเพียงแต่ทราบชื่อไฟล์และตำแหน่งที่จัดเก็บก็สามารถเรียกใช้ไฟล์ได้โดยสะดวก รวดเร็วไม่ยุ่งยากเหมือนกับการค้นหาและเรียกใช้งานเอกสารธรรมดา ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
3. การทำสำเนา
การทำสำเนาเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดจะต้องใช้กระดาษคาร์บอนและสามารถทำสำเนาได้เพียงครั้งละ 3 – 4แผ่นเท่านั้น ในขณะที่การทำสำเนาด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถทำได้อย่างไม่จำกัด และทุกสำเนามีความชัดเจนเท่าเทียมกัน
4. การเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร
การ พิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดมักจะมีการพิมพ์ผิดอยู่เสมอ ๆ ทำให้เสียเวลาในการแก้ไขเอกสาร ซึ่งเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยุ่งยาก นอกจากนี้เอกสารที่พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดก็ไม่สวยงามเท่าที่ควร เพราะอาจปรากฏร่องรอยของการขูดลบ แต่ถ้าใช้คอมพิวเตอร์ในการพิมพ์เอกสารปัญหาต่างๆ เหล่านี้ก็จะหมดไป ซึ่งจะช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
5. การจัดรูปแบบเอกสาร
โปรแกรม ประมวลผลคำ มีความสามารถในการจัดรูปแบบเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่น การกั้นระยะหน้า– ระยะหลัง การใส่ข้อความหัวกระดาษท้ายกระดาษ การจัดเอกสารแบบหลายคอลัมน์ การจัดรูปแบบอัตโนมัติ (Auto Format) ฯลฯ ช่วยให้เกิดความสะดวกในการทำงานเหนือกว่าการทำงานบนเอกสารธรรมดา ๆ